Conference and Event Forms
Conference Services Application
A completed conference application is required. Applications are open year- round for non-residential conferences. 申请于10月15日至2024年4月1日开放，适用于住宿会议和营地. 返回的组织在10月15日至11月15日有一个优先申请窗口.
Non-Residential Academic Conference Application
Non-Residential Athletic Camp Application
Sponsorship
According to University Policy, 所有非新大团体在校内举办的活动必须由适当的部门赞助, faculty member or director. 因为会议事务厅不能为团体征求赞助者, 会议组织者必须联系可能的赞助商，并向会议服务主任办公室申请赞助申请. 赞助不涉及赞助方的任何金钱义务, nor does it guarantee that a conference can be booked. Once completed please return completed forms to ocs@bjyiluji.com
Protection of Minors
SMU welcomes many students, employees, 每天都有访客来到校园，并寻求保持一个邀请, 为在校园或参加新大主办的活动的人提供安全的环境. In 2012, 德克萨斯州通过了一项立法，要求校园未成年人项目的员工参加一个培训和考试项目，以解决性虐待和猥亵儿童的警告信号. For full information please visit the SMU Risk Management's Protection of Minors Site. Completed forms should be sent to both riskmanagement@bjyiluji.com and ocs@bjyiluji.com.
Conference Organizer's Manual
会议和活动事务处编制了一份有用的规划和资源手册，供会议组织者使用. 本手册包括规则、指导方针、重要问题和常见问题.
2024 Conference Organizers Manual
Certificate of Insurance
新大要求所有希望举办特殊活动的第三方供应商和承包商提供保险证明, camp or conference on campus. 第三方有责任取得保险证明(如.e. 保险证书)，并在这一过程的早期提交给会议事务厅, 但不得迟于活动开始前21天. 在活动组织过程中，应尽早咨询新大风险管理办公室，以澄清任何与保险相关的问题. You may email the Office of Risk Management at riskmanagement@bjyiluji.com or calling 214-768-2083. Completed certificates should be sent to both riskmanagement@bjyiluji.com and ocs@bjyiluji.com.
Standard Minimum Coverage Limits for COI
Liability Waivers and Medical Forms
In accordance with university policy, all conference guests (including staff, advisors, participants, etc.)，既不是新大的雇员，也不是新大的学生，必须在报到时向OCS提交一份签署的免责声明表. 18岁以下的参加者必须提交一份签署的“医疗免责声明”表格, which must be on file with OCS and the Health Center. 会议组织者有责任在报到前向与会者分发和收集所有必要的责任书和医疗表格，并在报到前将其交给CA. 缺少这些项目的参与者将被要求离开校园，直到OCS收到适当的表格.
Liability Waiver Form for Adults
Liability Waiver Form for Youth
Reunification/Emergency Response/Evacuation Plan
不迟于会议开始日期前10天提交一份所有与会者的名单, 将向风险管理厅和会议事务厅提供工作人员和教练. 花名册应包括与会者的姓名及其紧急联系信息，对于直接监督参加会议/营地或活动的未成年人的非smu成年人，以及参与该计划的所有未成年人的父母/监护人紧急联系人的花名册. 在紧急情况中断未成年人参加的项目/活动时，未成年人与其父母/监护人团聚的计划应不迟于营地/会议或活动第一天的21天前提供. 会议组织者可以使用他们选择的任何格式的统一计划，只要它有所有必要的信息. Plans should be emailed to ocs@bjyiluji.com.
Sample Reunification Plan Document
SMU Emergency Action Plan and Reporting Instructions
Filming and Photography by Outside Vendors
Requests made by outside production companies, photographers, filmmakers, 以及其他在新大校园内拍摄和摄影活动的人员都是通过新大营销和传播部门安排和协调的. 这包括校园场地、建筑(外部和内部)、天线、肖像和活动.
SMU requires at least four weeks advance notice for film/video projects and two weeks advance notice 对于静态摄影项目，以确保许可，保险和合同. A copy of the final layout, script or storyboard may be required, 并且在签订合同协议书之前必须获得批准. 所有校园体育相关事件的拍摄和摄影必须遵守NCAA规定. Marketing and Communications can provide details if needed.
外部供应商对大学及其设施的所有拍摄和摄影, 包括那些希望代表他们与大学合作完成的任何工作的人, 是否须经新大市场及传讯部批准才可使用. Completed film and photos may not be sold to other parties. 所有影片和照片均受大学制定的版权条款的约束. 许可被授予特定的一次性使用，未经新大营销和传播部门批准，不得转让进一步使用-印刷或电子.
如需了解更多要求，请访问营销与传播网站 Request Use of SMU Campus For Filming
Relevant Procedures
Estimate and Guarantee Forms
估算和担保表格将在合同规定的日期或之前到期.
Summer May 1st Initial Updated Estimate Form Submission